公司综合服务部运营及监管办法

公司综合服务部运营及监管办法

为适应公司全方位规范化科学管理，做好公司行*管理工作，使之规范化和办法化，特制定本办法。

一、固定资产管理办法

(一)适用范围

固定资产指单位价值在元以上，使用年限超过一年的公司资产，具体指：

1、电脑及配套设备：包括手提电脑、台式电脑、投影仪、摄像机、扫描仪、打票机、打印机。

2、电器设备：包括空调、冰箱、消*柜、彩电、DVD、功放机、碎纸机、微波炉、验钞机。

3、通讯及网络设备：包括服务器、交换机、集线器、机柜、配线架、MODEM、CTV终端、无线上网卡、手机、连座耳机、传真机、网络电话。

4、办公设备：包括保险柜、真皮沙发。

5、交通工具：包括各类车辆。

6、其它设备：包括考勤机、自动门等上述未列之价值在元以上物品。

（二）编号

固定资产取得后，由人力行*部统一分类编号并贴标签。固定资产的编号一经确定，不再变更。

编号规则：类别+物品类型编号+物品型号编号

电脑及配套设备(类别代码为01)

电器设备（类别代码为02）

通讯及网络设备（类别代码为03）

办公设备（类别代码为04）

交通工具（类别代码为05）

其它设备（类别代码为06）

例如：联想E手提电脑（类别代码为01，物品类型编号为01，物品型号编号为01，即编号为）

公司具体固定资产编号见固定资产编码表。

（三）管理部门

1、公司本部的固定资产由人力行*中心负责管理，主要包括固定资产的入库、编号、档案的建立，固定资产使用、报废等方面。所有管理需在相应管理表格上详细记载，并每年（每月）将产生的各类单据和固定资产月进销存情况与计划财务中心核对。

2、公司本部以外部门的固定资产由部门第一责任人向公司负责，并委托该部门指定的行*对接人员按照公司本部的办法进行管理，同时要做好固定资产电子台帐，并做到帐物相符，其资料必须报一份到人力行*中心备案。

（四）清查盘点

由会计核算部会同人力行*中心进行，每年一次。清查情况由清查人员在《固定资产盘点表》上登记并签名确认以备查。

（五）保险

固定资产价值较高者需办理保险手续，由计划财务中心提出投保申请，人力行*中心负责办理。

（六）受赠处理

获得其他公司捐赠的固定资产，视同一般固定资产进行管理。如取得对方提供的有效票据，按票据上注明的价格入帐；如无法取得对方提供的有效票据，由人力行*中心会同相关部门、计划财务中心估价后入帐。

（七）出租或外借处理

固定资产需出租时，必须经人力行*中心负责人批准，且必须签订租赁合同，合同的内容应包括出租期限、保养、租金、归还期限、设备状况、附属设备明细及有关管理责任等，按公司审批流程进行逐级审批。

固定资产需外借时，必须经总裁批准，且必须与借用方签订协议，写明出借期间的费用归属、归还期限、相关责任等。

（八）人力行*中心结算的管理

1、人力行*中心结算的分类

与供应商的结算、与维修商的结算、与物业管理结算、其它结算。

2、人力行*中心结算的处理方法

①、由固定资产管理员在送货单上签收，并收取发票，同时办理入库手续，开具《进仓单》。

②、采购专员填写费用报销单，同时附《进仓单》、《出仓单》，由人力行*中心负责人复审、计划财务中心审核（建台帐）。

③、签批后，由采购专员负责结算事宜。

3、结算的原则

①、货到验收或过试用期后结算。

②、在保证财务资金周转正常的情况下结算。

（九）申购流程

1、固定资产的申购：

①、购买固定资产应严格按照申购办法执行,由使用部门按需要填写《固定资产购置申请表》，提出固定资产购置申请,并由相关部门负责人审核，如有超出公司规定的特殊采购，须经总裁审批。人力行*中心根据需求申请,将按库存物品和公司的整体物品情况进行调配，如无法调配，人力行*中心则按相关采购流程进行采购。

②、原则上固定资产的购置均需由本部人力行*中心办理，在公司本部以外办公的部门，经人力行*中心书面同意后，可按采购流程在当地采购。

2、固定资产的验收入库：

①、供应商直接送货到公司，由行*主管验收,核对所送物品名称、规格、品质、数量和相关资料是否相符，核对无误后签收供应商《送货单》并取下相应联单；

②、验收完毕,由行*主管填写《进仓单》，将暂时不用的物品存放在仓库,并做好标识，将马上需要使用的物品即时配送给相关部门,并做好物品的调出手续；

③、如供应商是直接送货到公司本部以外的办公点，则由该点负责人或委托行*对接人员进行验收所送物品。验收无误后,签收供应商《送货单》,并将《送货单》及发票传真至公司人力行*中心，行*主管统一开具《进仓单》。

3、固定资产的领用调拨：

①、固定资产的使用者变更，需办理固定资产的调拨手续，填写《调拨单》。由人力行*中心办理，交接双方签名确认，并由人力行*中心登记。

②、固定资产的领用，由使用部门按需要提出申请,并交部门及相关负责人审核,人力行*中心接到申请后,将按照库存物品和公司的整体物品情况进行调配，调配库存物品则开具《出仓单》，部门之间调配则开具《固定资产调拨单》。部门之间物品调配时，申请部门需协调调出部门负责人，经签名同意后方可调配到申请部门,申请部门按照《出仓单》、《固定资产调拨单》清点所送物品并签名确认。

③、各部门可根据本部门的情况，自行调配所属物品到自已属下的各业务板块，但需按照管理规定办理相关手续，做好登记。部门与部门之间严禁私自调动固定资产,如需调配，均需由人力行*中心统一调配。

（十）固定资产的使用管理规定

1、由人力行*中心及各部门负责人委托本部门行*人员负责对部门（人员）使用的物品进行管理。

2、使用人有责任确保物品的安全和正常使用性能，如有丢失、被盗、损坏应及时报告本部门领导以及人力行*中心。

3、因使用人故意或过失造成物品损坏、丢失、被盗的。由使用人承担相应赔偿责任。

4、人力行*中心对部门（人员）使用的物品进行不定期抽查,如有丢失、变动、损坏等将视其情况,按有关规定进行处理。

5、部门（人员）在没有经过公司批准的情况下,严禁以任何理由将使用物品,以任何方式转借或出租给非公司人员或单位,否则按侵占公司财产论处。

6、员工调动或离职须按照《异动申请表》的流程对所使用物品进行交接，并经相关部门签署确认,如有遗失或损坏,将由使用人员照价赔偿，由人力行*中心负责处罚责任人，并提交计划财务中心。

（十一）固定资产的维修程序

固定资产需要维修,由使用人员填写《资产维修申请表》经部门负责人签名确认后,属于电子产品的需交技术部检测，确认不能自行维修，使用人应将物品和《资产维修申请表》交集团综合部送指定维修点维修。

（十二）固定资产的报废程序：

1、对无法使用及没有维修价值的资产,由人力行*中心填写《资产报废申请表》，交由专业人员对申请报废物品进行检测确认，由人力行*中心、使用部门、计划财务中心负责人确认，报总裁批准，方可申请报废处理。

2、固定资产转卖和报废均需填写《资产处理申请表》经由人力行*中心、信息技术中心、计划财务中心等相关部门负责人签字确认后，报总裁批准方可进行处理；同时将《资产处理申请表》上交计划财务中心，人力行*中心对报废资产（包括废品纸皮等物料）的清理变卖时，须有财务人员一起在场进行变卖，相关负责人员签名确认金额后再将其变卖、报废过程中所发生的费用以及产生的收入上交出纳。

3、固定资产处理原则上是每季度一次,以减少仓储空间的占用。

附：1、《物资购置申请表》

2、《资产维修/报废申请表》

物资购置申请表

物资维修/报废申请表

部门：填表日期：年月日

二、办公用品管理办法

为使办公用品管理合理、有效，进一步做到规范、标准，结合公司的具体情况，特制定本办法。

1、本规定将办公用品分为笔、纸、本、管理品、其他消耗品、消耗品五种。

①、笔：签字笔、铅笔、圆珠笔、白板笔等各种办公用笔及其笔芯等。

②、纸：印刷纸、复印纸、公文纸等各种办公用纸。

③、本：工作日记本、横格本、文件夹、档案袋、信封等。

④、管理品：剪刀、美工刀、订书机、打孔机、计算器、印泥、笔筒等

⑤、其他消耗品：胶水、剪刀、小刀、橡皮、尺子、大头针、回形针、订书钉、图钉、纸杯等其他办公耗材。

2、办公用品的购买、领用

①、办公用品由人力行*中心负责统一采购，设专人统一管理和发放。

②、各单位不得自行公款购买办公用品。确需购买的，需提前将计划交人力行*中心，以便采购。

③、各部门办公经费由各部门负责人核定，纳入部门预算，每月由计划财务中心考核部门费用。

④、各部门需申请或领用办公用品时，应持有部门负责人签字的《办公用品领用申请表》到人力行*中心领取。

⑤、为便于管理，除特殊情况外，每月5号为领取办公用品时间，25号提交次月《办公用品领用申请表》。

⑥、人力行*中心每月月底统计各部门《办公用品领用申请表》，3号前根据清单采购办公物品完毕。

3、原则上，每人每月发放圆珠笔芯或签字笔芯一支，便条纸及信纸各一本。每人每季发胶水一瓶、大头针、回形针、钉书钉各一盒、笔记本一本。不够用者，可经部门负责人批准后另行申请。

4、每人及每部门设立“办公用品领用登记卡”一张，由人力行*中心统一保管，并控制办公用品的领用状况。

5、人力行*中心可向文具批发商采购，其必需品、不易采购品或耗用量大者，应酌量存库。

6、新进人员到职时按“新员工办公用品领用标准”在行*部部门领用，离职时，应将剩余办公用品一并退还行*部。

7、除各部门特殊表单外，印刷品（如信纸、信封、表格等）和礼品袋的印刷、保管均由人力行*中心统一管理。

8、固定资产、办公用品丢失或被盗、损坏，公司将根据具体原因追究当事人相关物品实际价值予以赔偿（保险公司赔付部分除外）。对于重大责任者，除追究赔偿责任外，还将视情节追究其法律责任。

附：《办公用品计划/领用申请表》

办公用品计划/领用申请表

部门：填表日期：年月日

三、安全消防管理办法

（一）总则

为了加强公司安全消防意识，做好公司安全消防工作，保障公司正常、稳定的工作环境，特制定本办法。

（二）责任人

公司总裁为公司安全消防第一责任人，分管副总裁为安全消防直接责任人，具体执行消防责任人为人力行*中心行*主管。人力行*中心履行下列职责：

1、制定并落实安全消防责任制。

2、配备安全消防器材，落实定期维护、保养措施，改善防火条件，开展消防安全检查，及时消除安全隐患。

3、管理并监督本公司的专责消防责任人。

4、组织对员工进行消防安全教育和消防训练。

5、组织火灾自救，保护火灾现场，协助火灾原因调查。

（三）公司层层分解、落实，建立公司安全消防体系和分层责任制

1、职责落实

①、各部门确立专责消防责任人（在岗位说明中确认），并制定相关的安全消防措施。

②、各部门确立各自的防范重点部位和防范对策。

③、各部门定期或不定期进行安全检查，并备有记录。

④、对本部门员工进行安全消防知识培训和示范教育。

2、治安管理

①、每天下班、节假日应关好门窗、电灯、开关、水龙头或其他用电、用水设施。

②、上班时间外出应及时锁好抽屉、橱柜，钥匙随身携带，最后离开者关窗锁门。

③、财务部门之重要票据、支票等一律入保险箱随时上锁；大额现金不得留存过夜，及时押解银行。

④、机要档案须按规定保管，确保按密级管理。

⑤、保安人员按时到岗，并认真履行保安职责，确保公司正常运作。

3、消防管理

①公司建筑工程和室内装修防火设计，须符合国家和当地消防技术规范要求。送公安消防监督机构审核批准后组织实施，不得私自改动。

②公司落实防火安全办法，配备必要的灭火器具及设施，指定专人负责公司的消防工作。

③公司办公场所须设置疏散指示标志、紧急照明装置和必要的消防设施。

④公司使用的消防器具和设备，必须是有国家生产许可证和产品质量认证证书的产品；使用的电器设备的质量，必须符合消防安全要求。电器设备的安装和电气线路的设计、敷设，必须符合安全技术规定并定期检修。

⑤禁止在办公场所擅自动用明火、焊接，因维修施工需要使用明火器具应事先提出申请，说明安全措施，经人力行*中心批准后才予以使用。

⑥禁止在办公区域使用自制或外购电炉取暖或饮事。

⑦公共办公区域禁止吸烟。

⑧公司结合现有状况合理配置消防器材，不得擅自移动、损坏、挪用，并定期检查和更换。

⑨公司车辆按指定区域、地点有序存放，物品有序堆放，废旧物品及时处理。

（四）责任及考核

1、公司制定安全消防考核指标体系，具体由公司第一责任人对公司各部门的安全消防工作实施督促和检查。

2、公司任何人发现火灾或其他安全问题都应迅速报警，各部门或员工应为报警无偿提供方便，有为扑救火灾提供帮助的义务。

3、公司在消防队到达前应迅速组织力量扑救、减少损失，火灾后保护好现场及协助查清火灾原因。

4、公司定期或不定期地对公司各部门的安全、消防管理工作进行考核，决定相应的奖励或处罚。

5、对各种安全消防事故的责任人和违反本办法的，将从严处罚，分别给予罚款降级乃至辞退，严重者送交司法部门追究法律责任。

四、工作纪律管理办法

为严肃工作纪律，提高工作效率，保持良好的工作秩序和工作作风，特制定本办法。

1、公司全体员工必须严格遵守公司考勤制度，按时上下班，不得迟到早退。不得无故擅自离岗、串岗。对因客观情况需请假的，须严格按照相关制度办理请假手续。

2、公司全体员工上班时间不得从事与本职工作无关的活动，如：吃零食、玩游戏、上网聊天、看电影、打牌等。

3、为树立公司整体形象，员工应注意个人仪表仪态。男士衣着干净整洁（着西装或衬衣）、不得蓄长发或胡须；女士衣着大方得体（着职业套装）、并着淡妆上班。禁止穿背心、短外裤、拖鞋或裸露上身上班。

4、禁止在办公区域吸烟，禁止携带小孩上班。

5、公司各部室应保持办公场所的整洁卫生。文件资料认真归档、办公物品整齐摆放，保持工作环境整洁、干净。

6、公司全体员工应增强服务意识，接待来访办事人员，应文明礼貌，主动热情，语言得体，举止端庄。

五、审批及执行

1、本办法由人力行*部制定及解释。

2、本办法经人力行*部修订，并于发布之日起生效执行。

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